Nhiều chủ spa muốn khách tự đặt lịch trên website nhưng ngại một chuyện: hai khách cùng chọn một giờ, trong khi chỉ còn một giường trống. Lỗi trùng giờ hiếm khi do website, mà do lịch nằm rải rác ở nhiều nơi và khung giờ không tính đúng thời gian thật của từng liệu trình. Bài này đi qua các bước để đặt lịch spa online chạy gọn, từ cách giữ lịch tới những gì đặt cạnh nút đặt lịch.
Gom mọi lịch hẹn về một sổ
Khách đặt qua website, nhắn Zalo, gọi điện, có người đến thẳng không hẹn trước. Nếu mỗi kênh ghi một nơi, trùng giờ là chuyện sớm muộn. Trước khi làm tính năng đặt lịch, hãy chọn một sổ lịch duy nhất mà lễ tân luôn mở: một bảng tính dùng chung, một ứng dụng lịch, hay phần mềm quản lý spa đang dùng.
Quy tắc chỉ có một: lịch từ kênh nào cũng phải vào sổ này trước khi xác nhận với khách. Khi sổ đã gọn, việc thêm đặt lịch trên website chỉ là thêm một kênh nữa đổ vào cùng chỗ.
Chia khung giờ theo phòng, người làm và thời gian dọn
Một khung giờ chỉ nhận được số khách bằng con số nhỏ hơn giữa số giường trống và số kỹ thuật viên đang làm ca đó. Có ba giường mà chỉ hai kỹ thuật viên thì mỗi khung chỉ nhận hai khách. Vài điều cần tính khi chia khung:
- Thời lượng thật: ghi thời lượng từng liệu trình theo thực tế, kể cả phần tư vấn và thay đồ.
- Thời gian dọn phòng: cộng một khoảng nghỉ giữa hai khách để thay khăn, vệ sinh dụng cụ.
- Liệu trình cần người riêng: dịch vụ chỉ một vài kỹ thuật viên làm được thì tính khung theo lịch của người đó.
- Giờ nhận khách cuối: tính ngược từ giờ đóng cửa trừ thời lượng liệu trình dài nhất khách có thể chọn.
Chọn cách nhận lịch: yêu cầu hay giữ chỗ tự động
Có hai cách để khách đặt trên website. Cách thứ nhất, khách gửi yêu cầu với liệu trình, ngày và giờ mong muốn; lễ tân xem sổ rồi xác nhận hoặc đề nghị giờ khác. Cách thứ hai, website hiện sẵn giờ còn trống và giữ chỗ ngay khi khách bấm. Bảng dưới so hai cách để bạn chọn đúng với quy mô của mình.
| Gửi yêu cầu, spa xác nhận | Giữ chỗ tự động | |
|---|---|---|
| Chống trùng giờ nhờ | Lễ tân đối chiếu sổ lịch trước khi xác nhận | Hệ thống khoá giờ đã có người đặt |
| Cần chuẩn bị | Một người trực tin nhắn trong giờ mở cửa | Lịch làm việc của từng kỹ thuật viên, số giường, thời lượng từng liệu trình nhập sẵn |
| Hợp với | Spa nhỏ, lịch kỹ thuật viên hay đổi | Cơ sở nhiều phòng, lịch ca ổn định |
| Rủi ro hay gặp | Trả lời chậm, khách đặt nơi khác | Lịch trên web lệch với lịch thật nếu khách gọi điện mà không ai nhập vào hệ thống |
Với phần lớn spa nhỏ, cách thứ nhất là đủ và ít sai hơn. Ở các website Digotech làm, yêu cầu đặt lịch gửi về email và Zalo của spa, nên lễ tân nhận ngay trên điện thoại và trả lời trong cùng cuộc trò chuyện.
Xác nhận, nhắc lịch và chính sách đổi huỷ
Ngay sau khi khách gửi, trang nên hiện một dòng nói rõ bước tiếp theo: spa sẽ nhắn lại qua kênh nào để xác nhận. Khi xác nhận, nhắc lại đủ liệu trình, ngày giờ, tên kỹ thuật viên nếu khách chọn, và địa chỉ. Một tin nhắc trước buổi hẹn giúp giảm số khách quên.
Chính sách đổi và huỷ lịch cần nằm ngay dưới biểu mẫu: báo trước bao lâu, đến trễ thì spa giữ chỗ bao lâu, buổi trong thẻ liệu trình có bị trừ không. Khách đọc trước thì không bất ngờ, lễ tân không phải giải thích lại.
Đặt gì cạnh nút đặt lịch để khách yên tâm bấm
Khách bấm đặt lịch khi đã biết mình chọn gì và tin nơi mình chọn. Quanh nút đặt lịch nên có tên liệu trình kèm thời lượng và giá, ảnh phòng trị liệu thật, và người thực hiện. Ảnh trước và sau của khách chỉ dùng khi khách đã đồng ý cho đăng, tốt nhất bằng giấy đồng ý ghi rõ ảnh được đăng ở đâu và trong bao lâu. Dịch vụ thẩm mỹ có can thiệp y tế còn có quy định quảng cáo riêng, nên kiểm tra trước khi đăng.
Bố cục đầy đủ của một website spa, từ ảnh đầu trang tới hỏi đáp, có ở trang thiết kế website spa. Nếu spa cần thêm trang giới thiệu đội ngũ, tuyển dụng hay tin tức, xem gói website doanh nghiệp và bài Website doanh nghiệp cần những trang nào.
Tóm lại
- Trùng giờ đến từ lịch nằm rải rác: gom mọi kênh về một sổ trước khi xác nhận với khách.
- Khung giờ tính theo số giường, số kỹ thuật viên, thời lượng thật và thời gian dọn phòng.
- Spa nhỏ nhận yêu cầu rồi xác nhận là đủ; luôn ghi rõ chính sách đổi huỷ và chỉ đăng ảnh trước sau khi khách đồng ý.