Bạn gửi cùng một câu “làm cho anh cái website giới thiệu công ty” tới ba đơn vị và nhận về ba báo giá chênh nhau vài lần. Lý do thường không nằm ở đơn vị nào đắt hay rẻ, mà ở chỗ mỗi bên tự đoán phần bạn chưa nói. Bài này đưa ra một mẫu brief (bản yêu cầu ngắn) gồm 10 mục, cách điền từng mục và những lỗi hay gặp khiến dự án phải sửa đi sửa lại.
Brief là gì và vì sao nên viết trước khi hỏi giá
Brief là một văn bản một, hai trang mô tả website cần làm được gì, cho ai, trong bao lâu. Nó không cần thuật ngữ và không cần đúng “chuẩn” nào; chỉ cần đủ để người làm web hiểu giống bạn. Có brief, bạn được lợi ba điều: các báo giá so được với nhau vì cùng một đề bài; buổi trao đổi đầu tiên ngắn hơn; và khi nghiệm thu, cả hai bên có một mốc chung để đối chiếu.
Brief khác với bộ nội dung. Brief nói website cần gì; bộ nội dung là chữ, ảnh, số liệu đưa vào website. Bộ nội dung chuẩn bị sau, theo danh sách trong bài Chuẩn bị nội dung cho website: danh sách 1 trang.
Mẫu brief 10 mục, kèm cách điền
Chép bảng dưới vào một tài liệu, điền cột cuối bằng lời của bạn. Mục nào chưa biết thì ghi “chưa rõ, cần tư vấn”, vẫn tốt hơn bỏ trống.
| Mục | Câu hỏi cần trả lời | Ví dụ cách điền |
|---|---|---|
| 1. Doanh nghiệp | Bạn bán gì, cho ai, khác đối thủ ở đâu? | Thi công nội thất căn hộ ở Hà Nội, nhận cả gói từ thiết kế tới bàn giao |
| 2. Mục tiêu | Website phải mang về điều gì trong 6 tháng đầu? | Mỗi tuần có khách để lại số điện thoại hẹn khảo sát |
| 3. Khách hàng | Ai sẽ xem, họ lo lắng điều gì? | Vợ chồng trẻ mua căn hộ đầu tiên, sợ phát sinh chi phí |
| 4. Hành động chính | Khách xem xong nên làm gì? | Gọi hoặc nhắn Zalo để hẹn khảo sát |
| 5. Danh sách trang | Cần những trang nào? | Trang chủ, 3 trang dịch vụ, dự án, giới thiệu, liên hệ, bài viết |
| 6. Tính năng | Website cần làm việc gì ngoài hiển thị? | Biểu mẫu hẹn lịch, bộ lọc dự án theo diện tích |
| 7. Tham khảo | Website nào bạn thích, thích điểm gì, ghét điểm gì? | Thích cách trình bày ảnh của web A, không thích chữ quá nhỏ của web B |
| 8. Thương hiệu | Có logo, màu, phông chữ chưa? | Có logo bản vector, màu xanh rêu, chưa có phông chữ |
| 9. Ngân sách và hạn | Khoảng tiền, ngày cần chạy, lý do của ngày đó? | Khoảng X triệu, cần chạy trước đợt quảng cáo tháng 12 |
| 10. Người quyết định | Ai duyệt thiết kế, ai cung cấp nội dung, ai quản trị sau này? | Giám đốc duyệt, kế toán gửi nội dung, nhân viên kinh doanh đăng bài |
Viết mục tiêu bằng việc, không bằng tính từ
“Website hiện đại, sang trọng, chuyên nghiệp” là mong muốn mà đơn vị nào cũng gật đầu, nhưng không ai đo được. Hãy viết mục tiêu bằng việc website phải làm: “khách tự xem được bảng giá gói thiết kế”, “nhân viên tự đăng dự án mới không cần gọi ai”, “khách nước ngoài đọc được trang dịch vụ bằng tiếng Anh”. Mỗi câu như vậy biến thành một tính năng hoặc một trang, và đơn vị làm web báo giá chính xác hơn.
Với phần tham khảo, gửi 2–3 website kèm lý do cụ thể. “Thích web này” không đủ; “thích ảnh dự án to, bấm vào xem được cả bộ” thì người thiết kế hiểu ngay. Nếu chưa có website nào trong đầu, bạn có thể lướt kho giao diện mẫu và ghi lại mẫu nào gần ý mình nhất.
Ngân sách và hạn chót: nói thật để nhận phương án thật
Nhiều chủ doanh nghiệp giấu ngân sách vì sợ bị “hét giá”. Thực tế, không có con số, đơn vị làm web phải đoán, và bạn nhận về phương án hoặc thừa, hoặc thiếu. Một khoảng tiền (ví dụ “từ X đến Y”) giúp họ đề xuất phương án vừa tầm: phần nào làm ngay, phần nào để giai đoạn sau. Cách giá website được cộng từ các khoản có trong bài Làm website bao nhiêu tiền: 5 khoản tạo nên giá.
Hạn chót cũng cần kèm lý do. “Cần chạy trước hội chợ ngày 15” cho phép tách việc: trang chủ và trang dịch vụ chính xong trước, các trang còn lại bổ sung sau. Không có lý do, mọi ngày đều trông như “càng sớm càng tốt”.
Gửi brief rồi, làm gì tiếp
- Gửi cùng một bản cho mọi đơn vị: để báo giá so được với nhau.
- Đọc câu hỏi họ hỏi lại: đơn vị hỏi kỹ về khách hàng và mục tiêu thường hiểu việc hơn đơn vị chỉ hỏi số trang.
- Đưa brief vào hợp đồng: đính kèm brief đã chốt làm phụ lục phạm vi công việc. Các điều khoản nên có được liệt kê trong bài Hợp đồng thiết kế website: các điều khoản cần có.
Nếu bạn muốn điền brief ngay trên website, trang Báo giá của Digotech hỏi đúng các mục chính (kiểu website, số trang, tính năng) và gửi về cho chúng tôi để tư vấn tiếp.
Tóm lại
- Brief là bản yêu cầu một, hai trang giúp mọi đơn vị báo giá trên cùng một đề bài.
- Điền đủ 10 mục; viết mục tiêu bằng việc website phải làm, tham khảo kèm lý do cụ thể.
- Nói khoảng ngân sách và lý do của hạn chót, rồi đưa brief đã chốt vào hợp đồng làm phạm vi công việc.